Etiska riktlinjer för Vy Buss
För att upprätthålla förtroendet för Vy och dess verksamhet krävs att alla medarbetare agerar med integritet, professionalism och omdöme. De etiska riktlinjerna utgör en vägledning för hur vi tillsammans skapar en arbetsmiljö präglad av respekt, ansvarstagande och transparens – både internt och i relation till omvärlden.
Etiskt ansvar i vardagen – en grund för förtroende
Riktlinjerna gäller samtliga anställda och anlitade konsulter som representerar Vy. I den utsträckning det är lämpligt gäller de även för medlemmar i styrande och kontrollerande organ i samband med utförandet av deras uppgifter för Vy. Nu nämnda personer benämns i detta dokument gemensamt som ”medarbetare”. Med närstående avses i detta regelverk äkta makar och sambor samt släktingar i rakt upp- och nedstigande led och deras äkta makar eller sambor. Som närstående betraktas även företag där den anställde eller någon av de nämnda personerna har bestämmanderätt. Även andra särskilda förhållanden kan vara av sådan art att de berörda efter en granskning måste likställas med närstående.
Riktlinjerna utgör minimikrav, de som omfattas av reglerna skall följa gällande offentliga lagar och regler, exempelvis konkurrenslag och lagar/regelverk rörande korruption och penningtvätt. Det är den enskilda medarbetarens personliga ansvar att uppfylla de krav som lagar och regler fastställer.
Samtliga beslut ska fattas på rätt nivå och av rätt person inom organisationen med avseende på gällande befattningsbeskrivning alternativt delegering eller fullmakt.
Som medarbetare i Vy har man tystnadsplikt gällande verksamhetsmässiga eller personliga förhållanden som en får kännedom om i samband med utförande av arbete, om inte lag ger rätt eller skyldighet att ge upplysningar.
Tystnadsplikten omfattar även upplysningar om koncernens verksamhet, samt andra förhållanden av intern och konfidentiell art. Konfidentiell information som mottas inom tjänsten ska inte vidarebefordras till obehöriga eller användas i personligt vinstsyfte.
Tystnadsplikten gäller inte bara utåt utan även mellan de enskilda bolagen inom koncernen samt gentemot andra inom samma bolag som inte i sitt arbete har behov av att känna till upplysningarna.
Tystnadsplikten gäller också efter avslutat arbets- eller kontraktsförhållande – om informationen kan anses utgöra företagshemligheter eller om tystnadsplikt följer av särskilt åtagande om sekretess eller liknande i anställningsavtal eller annat avtal.
Vy medarbetare skall uppträda så att förtroendet för opartiskhet inte rubbas och en skall inte delta i behandling eller beslut i frågor där det föreligger en intressekonflikt eller andra förhållanden som kan rubba förtroendet för vederbörandes opartiskhet. I sådana fall är det inte heller tillåtet att påverka andra inom koncernen.
Om medarbetare handlägger ärende där denne eller närstående kan ha personliga intressen som skulle kunna uppfattas påverka handläggning eller beslut, ska överordnad kontaktas så att man kan befrias från den aktuella uppgiften.
Vy arbetar aktivt mot alla former av korruption i verksamheten. Korruption omfattar bland annat alla typer av mutor och otillbörliga gåvor. Anställda skall inte medverka till handlingar som kan försätta dem i ett beroendeförhållande till koncernens kunder, leverantörer eller andra av koncernens förbindelser, eller som på annat sätt kan hindra ett objektivt uppträdande.
Leverantörer skall behandlas opartiskt och rättvist. Vid val av leverantör skall alltid koncernens etablerade riktlinjer och procedurer följas. Vy anställda skall inte missbruka sin ställning för att erhålla speciella fördelar i sin kontakt med Vy leverantörer. Anställda skall ta avstånd från och bekämpa alla oetiska affärsmetoder.
Koncernens konkurrenter skall alltid behandlas på ett ärligt och professionellt sätt. Vy anställda skall inte förorsaka eller bidra till brott mot allmänna eller särskilda konkurrensregler, genom exempelvis olagligt prissamarbete, olaglig uppdelning av marknaden eller andra åtgärder som strider mot gällande konkurrenslagar.
Det finns en förväntan att leverantörer och partners följer etiska standarder som är förenliga med Vy etiska regelverk. Vy har utarbetat etiska krav på leverantörer som skall vara en del av leverantörsavtalet.
Stöd till idrottslag, kulturinstitutioner och frivilliga institutioner skall också behandlas enligt dessa etiska riktlinjer.
Offentliga myndigheter skall få ett korrekt och öppet bemötande. Vy skall inte stödja eller ha ekonomiska relationer till politiska partier, med undantag för ordinarie verksamhetsmässiga transaktioner som är kopplade till Vy verksamhet.
Offentlig information om koncernen skall enbart ges av koncernens ledning eller kommunikationsansvarig om inget annat konkret avtalats. All information från Vy ska vara upplysande och korrekt och hålla hög etisk standard.
Vy rapportering skall följa gällande offentliga lagar och regler och ge fullständig och korrekt information. All bokföringsinformation ska vara korrekt, registrerad och återgiven i enlighet med lagar och föreskrifter, inklusive relevanta bokföringsstandarder.
Det är inte tillåtet att acceptera gåvor eller andra tjänster av personlig karaktär som kan försvaga mottagarens integritet eller som kan ge ett sådant intryck eller som kan hen eller Vy.
Detta gäller också anställdas närstående om fördelen grundas på anställningsförhållandet inom Vy. Tveksamma fall skall alltid presenteras för närmaste överordnade. Fördelar som koncernen har uppnått för alla anställda i hela eller delar av landet är undantagna.
Resor, vistelser och/eller kurser efter inbjudningar från och som betalas av leverantörer, skall alltid godkännas av närmaste överordnade chef. Det skall ställas höga krav på innehåll och nytta. För resor och arrangemang där Vy anställda är de enda gästerna skall kostnaderna i regel betalas av Vy. Sådana resor, vistelser och/eller kurser skall inte vara av en sådan typ att de försvagar mottagarens integritet eller kan ge intryck av det eller som kan skada hen eller Vy.
Aktiviteter som kan betecknas som sedvanlig representation skall inte vara av en sådan typ att de kan påverka en beslutsprocess.
Vid representation/uppmärksamhet/gåva från leverantör ska överordnad alltid informeras. Vid uppmärksamhet i samband med högtider, föredrag och annat kan normalt accepterade gåvor/bevis på uppskattning tas emot. Det finns ingen egentlig beloppsgräns för vad som räknas som muta. Även en gåva av ringa värde kan, beroende på omständigheterna, anses som muta i en rättslig prövning. Om man befinner sig i en offert- eller förhandlingssituation skall man avstå från att motta gåvor.
Gåvor som ges från Vy skall ha en rimlig nivå. Vy motiv och mottagarens integritet får inte kunna ifrågasättas. Det är inte tillåtet att ge gåvor från Vy i syfte att erhålla gentjänster till egen fördel.
För interna bevis på uppskattning till anställda gäller särskilda riktlinjer.
Alla anställda ska skydda Vy egendom mot förlust, skada och otillåten användning. Återhållsamhet och ”sunt förnuft” ska gälla vid användning av bolagets IT-utrustning, material eller annan egendom i privat syfte eller för aktiviteter som inte är relevanta för arbetet. Koncernens regler och riktlinjer för datasäkerhet skall följas.
Engagemang i externa uppdrag och positioner får inte ha en sådan omfattning eller vara av en sådan typ att det går ut över arbetsförhållandet eller står i konflikt med koncernens kommersiella intressen. Anställda inom koncernen får inte utan arbetsgivarens samtycke arbeta, ha styrelseuppdrag i eller främja eller inneha/ha betydande intressen i företag som bedriver konkurrerande verksamhet till något av Vy bolag eller som har en affärsrelation till dem.
Vy anställda skall bemöta alla personer de kommer i kontakt med genom sitt arbete eller genom arbetsrelaterade aktiviteter med artighet och respekt. Anställda får inte uppträda på sätt som kan ha negativ inverkan på kollegerna, arbetsmiljön eller Vy. Detta omfattar alla typer av trakasserier, diskriminering eller annat beteende som kolleger eller affärsförbindelser kan uppfatta som hotfullt eller nedvärderande.
Vy skall iaktta jämställdhet vid rekrytering, befordringar, lönesättning och kompetenshöjande vidareutbildning. Vy skall också verka för mångfald som avspeglar ett tvärsnitt av samhället. Rekryteringsarbetet skall kännetecknas av att alla sökande skall ha och skall uppleva sig ha samma möjlighet till anställning, oberoende av ålder, kön, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller religiös, etnisk och kulturell bakgrund.
Vy skall verka för att uppnå en god arbetsmiljö genom att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete i enlighet med gällande Arbetsmiljölagstiftning. Vy har utarbetat procedurer för varning om olämpliga förhållanden inom verksamheten med avseende på arbetsmiljölagen. Varning skall ske när det föreligger olämpliga förhållanden inom verksamheten som innebär brott mot gällande
• Straffbestämmelser
• Andra lagstadgade påbud eller förbud
• Fastställda instruktioner och riktlinjer, däribland verksamhetens etiska riktlinjer
Det kan också varnas för olämpliga förhållanden i verksamheten som bryter mot den allmänna uppfattningen om vad som är försvarbart eller etiskt acceptabelt. Varning skall i regel ske via tjänsten.
Alternativt skall varning ske skriftligt till huvudskyddsombud centralt eller koncernadvokat. Varning om olämpliga förhållanden där koncernchef eller andra inom koncernledningen är involverade skall ske skriftligen till styrelseordförande i respektive Vy bolag. För övrigt hänvisas till procedur för varning om olämpliga förhållanden.
Anställningsförhållandet i Vy skall följa gällande lagstiftning i förhållandet mellan arbetstagare och arbetsgivare, Medbestämmandelagen, jämte gällande kollektivavtal.
Ledare på alla nivåer har ett särskilt ansvar för att tillse att eget och underordnades uppträdande följer regelverket. Varje individ måste hela tiden bedöma sina handlingar i förhållande till reglerna. Om det uppstår tvivel om huruvida en handling är etiskt försvarbar måste vederbörande avstå från den eller ta upp frågan med närmaste överordnade.
Styrelsemedlemmar och den övre ledningen för Vy på nivå 1-3 ska genom en egen rapport bekräfta att det inom det egna ansvarsområdet arbetas systematiskt med att följa Vy riktlinjer för etik och samhällsansvar. Detta gäller också för dotterbolag och dotter-/dotterbolag. I denna rapport skall styrelsemedlemmarna och ledarna också ge en översikt över egna och närståendes ägarintressen och/eller styrelseuppdrag i bolag som har verksamhetsmässig relation till Vy-koncernen.
Den som överträder Vy regler eller riktlinjer måste vara beredd på att bli mött med en reaktion som motsvarar överträdelsens typ och omfattning och att detta i allvarliga fall kan innebära krav på skadestånd och/eller att anställningsförhållandet avslutas genom uppsägning eller avsked.
Detta dokuments ursprung är de etiska riktlinjerna fastställda för den nordiska koncernen och är gemensamma i koncernen.